Het oudercomité en de school de Buitenkans uit Molenstede hebben, samen met het gemeentebestuur en verenigingen uit de buurt, een 'after-school-evenement' georganiseerd. Tijdens dit evenement werd er een poging gedaan om het Guinness World record 'zoveel mogelijk verschillende mensen schuifaffen in één uur' te verbreken.
Dankzij alle enthousiaste schuifaffers, maar zeker ook door de prima voorbereiding en samenwerking tussen heel veel verschillende organisaties, is het wereldrecord door hen verbroken.
Iedereen was uitgenodigd om vrijdag, na de schooluren, naar de school te komen om zo samen de recordpoging te doen. Andy van de ouderwerking en Machtelt de directeur van De Buitenkans geven aan dat het doel van dit evenement in de eerste plaats was om mensen met elkaar te verbinden en om elkaar te kunnen ontmoeten. De recordpoging was het middel om mensen samen te brengen.
De school de Buitenkans heeft een prachtige buitenruimte die heel divers kan worden ingezet. De school en de buitenruimte worden o.a. verbonden door drie evacuatieglijbanen. Eén van deze evacuatieglijbanen werd gebruikt voor dit evenement.
Er was tijdens het evenement ook animatie voorzien. Er was muziek, er was een presentator en er waren hapjes en drankjes voorzien. De verenigingen uit de buurt zorgde voor de catering. Uiteraard konden de kinderen tijdens het evenement spelen op de buitenplaatsen van de school.
Na de recordpoging was er tijd om na te praten en was er een openklasmoment voor de kleuterschool. Om 19 uur was het evenement afgelopen.
voorbereiding
Voor dit evenement was een goede voorbereiding heel belangrijk. Er moest vooral heel veel afspraken gemaakt worden om alles in goede banen te leiden:
- overleg binnen het oudercomité
- overleg tussen de school en het oudercomité
- overleg met de verenigingen uit de buurt
- overleg met de gemeente Diest
De taken tussen de verschillende organisatoren waren goed verdeeld.
Er was een werkgroep van het oudercomité die de communicatie over het evenement coördineerde. Om dit evenement bekend te maken bij zo
veel mogelijk mensen, deden ze o.a. het volgende:
- communicatie op de sociale media van de school
- communicatie op de sociale media van het oudercomité
- communicatie via de digitale platforms van de school
- communicatie door de gemeente (borden in de straten, sociale media kanalen van de gemeente,...)
- pr lijsten werden ingezet, waardoor het evenement is opgepikt in kranten, op televisie (regionaal, iedereen beroemd,...)
- WhatsApp groepen
- De schepen van onderwijs maakte vooraf een filmpje om het evenement in de kijker te zetten.
- Op voorhand werden er veel triggers uitgestuurd (raadsels, ed) om mensen nieuwsgierig te maken.
De gemeente
Er was overleg met de gemeente nodig. Bij dit evenement werden niet alleen mensen uitgenodigd die een band hadden met de school, maar ook andere mensen uit de deelgemeente Molenstede werden uitgenodigd.
Er was overleg met de veiligheidscommissie van de stad. Bij deze commissie waren o.a. politie en brandweer aanwezig. Zij gaven nuttige tips. Bijvoorbeeld: zorg dat mensen geen touwtjes aan hun kleding hebben, let op matten,... De school en ouderwerking hebben dit overleg als heel waardevol ervaren. De gemeente heeft nog verder ondersteund bij:
- het gratis te beschikking stellen van de informatieborden langs de straat (dit kan voor alle verenigingen aangevraagd worden in Diest)
- de verzekering werd uitgebreid (dit viel niet onder de verzekering buitenschoolse schoolactiviteit), aangezien er veel meer mensen dan alleen mensen die bij de school betrokken waren, werden uitgenodigd. De gemeente heeft dit ondersteund.
- logistieke ondersteuning
Er was ook overleg met de verschillende lokale verenigingen nodig. Ook zij droegen hun steentje bij in het bekend maken van het evenement: het mobiliseren van mensen en het verzorgen van de catering.
Het draaiboek
De werkgroep werkte met een heel uitgebreid draaiboek. In dit draaiboek werd alles wat met de praktische organisatie te maken had opgenomen:
Het voordeel van een uitgebreid (online en bereikbaar) draaiboek is dat iedereen van a tot z betrokken is. Ook mensen die nieuw instappen of een vergadering hebben gemist, zijn goed op de hoogte.
Mensen hebben zichzelf in kunnen schrijven via Google Forms. Doordat mensen zelf inschrijven en hun gegevens delen ben je met de GDPR wetgeving in orde. Communiceer wel duidelijk waarvoor mensen zich inschrijven en wie de organisator is. Gebruik de gegevens niet voor andere doeleinden. Bij het online google draaiboek (Google docs bijvoorbeeld) kan je beperkingen zetten op wie wat kan zien, zodat de je de privacy goed kan beschermen.
De timing
De ouderwerking is in oktober begonnen met het voorbereiden van dit evenement. Het evenement zelf heeft plaats genomen eind april. Dit was o.a. nodig omdat de communicatie met Guinness World Records tijd in beslag neemt. Ook de contacten met het gemeentebestuur hebben ze ruim van te voren gelegd. Vanaf maart waren er wekelijkse vergaderingen.
De ouderwerking en de school hadden 3 duidelijk doelstellingen voor dit evenement:
- Mensen na corona samenbrengen. Niet alleen kinderen, maar ook leraren, ouders, grootouders, mensen uit de buurt..
- De school in een positief daglicht zetten, de mooie buiteninfrastructuur in de kijker zetten (het speelbos, de buitenklas, de speeltuin...)
- Het organiseren van een ontmoetingsmoment voor de mensen uit de buurt. Molenstede is een gehucht binnen de gemeente Diest. De school heeft een heel belangrijke sociale rol. Binnen Molenstede is er nog maar weinig middenstand en zijn er weinig ontmoetingskansen.
Doordat deze doelstellingen zo duidelijk waren voor iedereen, kan er heel gericht en efficiënt gewerkt worden. Op die manier is het makkelijker om beslissingen te nemen.
Er waren heel wat voordelen aan dit evenement. Maar wat zeker en vast het grootste voordeel van dit evenement was, het samenbrengen van mensen heel goed gelukt is.
Maar ook:
- Er was een heel warme, toffe sfeer. Dit kwam ook door het spanningselement. Ook tijdens het evenement was het nog spannend of de recordpoging ging lukken. De ouders en de school krijgen nog steeds, maanden na het evenement positieve reacties. Dit positieve effect is lang voelbaar. Er was een een oudere mevrouw die zei dat ze zoiets nog nooit had meegemaakt, het was memorabel.
- De intensieve samenwerking was heel druk, maar heel erg fijn. Ouders en schoolleden hebben elkaar heel goed kennen en dit op een laagdrempelige en informele manier.
- Het succes was onverwacht. Er was veel media aandacht, waaruit de waardering voor de inspanning bleek.
- Er hebben heel veel verschillende soorten mensen meegedaan, het was een heel inclusief evenement. Het was heel leuk dat de verenigingen ook samen gebracht werden.
- De school en de buitenruimte is relatief nieuw. Ook de evacuatieglijbanen zijn dus nieuw. Op deze manier hebben de leerlingen van de school een heel positieve ervaring met deze glijbanen, waardoor bij een echte evacuatie minder stress zal zijn.
- Een goede voorbereiding is heel belangrijk. Het evenement zelf was niet erg lang. Door de goede voorbereiding kon alles vlot verlopen.
- Het doel van dit evenement was niet om geld te verdienen. Dit was op voorhand door het oudercomité en de school voorop gesteld. Hierdoor was het geen commercieel evenement, werd er geen inkom gevraagd en moesten mensen geen uitgaven doen. Op deze manier probeerde de organisatoren laagdrempelig te zijn en inclusief te werken. Ze geven aan dat ze hier in de toekomst nog meer werk van willen maken.
- Ouders met een medische achtergrond hebben de EHBO verzorgd.
- Er was geen draaiboek voor zo'n soort evenement. Hierdoor waren er veel onverwachtse dingen op hun pad kwamen. Als ouderwerking moet je daarmee kunnen omgaan. Er komen dingen bij die je niet voorziet en die dus tijd, energie en creativiteit vragen.
- Het heeft het imago van de school veel goed gedaan.
- De verbinding tussen alle actoren van de school (ouders, leerkrachten en kinderen), maar ook met andere inwoners van Molenstede is versterkt.
- de ouderwerking en de school hebben heel intensief samengewerkt en dat heeft de band tussen ouders en school sterker gemaakt.